Эфектыўнае кіраванне дакументамі - гэта ключавая праблема для бізнэсаў і арганізацый, якія кіраваюць вялікімі колькасцямі файлаў. Ці справа з фізічнымі папернымі дакументамі ці лічбавымі запісамі, можа быць скаштоўная рызыка няправільнага запісу, страчаных дакументаў або павольнага атрымання.
Выкарыстанне баркода для дакументаў можа быць магутным рашэннем, прапануючы просты спосаб арганізацыі і следавання дакументаў для простага доступу, павялічэння дакладнасці і змененых памылак.
Тыпы баркода для дакументаў
Пры рэалізацыі сістэмы радкода для дакументаў неабходна вылучыць адпаведны тып радкода. Розныя баркоды прапануюць розныя магчымасці захоўвання дадзеных і функцый, і выбар правільнага будзе залежыць ад вашых патрэб.
Вось галоўныя тыпы баркода, выкарыстоўваныя для кіравання дакументамі:
1. 1D баркоды (лінійныя баркоды)
Гэта найпростыя і найбольш распазнаныя фарматы баркода. Параўноўныя лініі з рознымі шырынямі, якія адлюстроўваюць лічбавыя дадзеныя.
Пакуль 1D-коды абмежаваныя колькасцю інфармацыі, якую яны могуць захоўваць, яны ідэальныя для прагляду базавых дакументаў, дзе кожны дакумент асацыяваны з унікальным ідэнтыфікатарам або нумарам спа
Агульныя фарматы ўключаюць код 39 і код 128.
2. 2D баркоды
На адрозненне ад 1D баркодаў, 2D баркоды кадыроўваюць дадзеныя вертыкальна і гарызантальна, што дазваляе ім захоўваць значна больш інфармацыі. Гэтыя баркоды ідэальныя для кіравання лічбавымі дакументамі або для сітуацый, у якіх неабходна кадыроўваць дадатковыя метададзеныя, напрыклад апісанне дакументаў або URL.
Папулярныя двухмерныя баркоды ўключаюць: код QR і PDF417.
Практычныя праграмы баркодаў для дакументаў
Баркады граюць важную роль, каб дапамагчы арганізацыям ефектыўней кіраваць дакументамі, палепшыць дакладнасць і зменшыць час пошуку файлаў.
Вось некаторыя асаблівыя прыклады, як баркоды выкарыстоўваюцца ў розных індустрыях для кіравання дакументамі:
1. Здрабязнасці
У здароўстве дакладны і хуткі доступ да запісаў пацыентаў, лабараторычных вынікаў і рэцептаў крытычны. Баркады шырока выкарыстоўваюцца для адзначэння файлаў пацыентаў, медыцынскіх запісаў і пакетаў лекарства.
Сканаваючы баркод, прафесіоналы здароўства могуць імгненна атрымаць доступ да медыцынскай гісторыі пацыента, зменшыць памылкі і забяспечыць, каб кожны раз атрымалася правільны файл.
У больніцы выкарыстоўваецца баркодская сістэма для следу запісаў пацыентаў. Файл кожнага пацыента прызначаецца унікальным баркодам, які скануецца кожны раз, калі доступ да запісу, абнаўляецца або перадаецца. Гэта ўпэўняе, што дадзеныя пацыентаў не будуць няправільныя і будуць даступныя аўтарызаваным працаўнікам, калі неабходна.
2. Правільная індустрыя
Аўтарскія фірмы працуюць з вялікай колькасцю правоўных дакументаў, з кантрактаў і карткаў да судскіх запісаў. Памылка ўкладання адзінага дакумента можа прывесці да затрымкаў або нават законных вынікаў.
Каб перашкодзіць гэтаму, шмат адвокатных фірм выкарыстоўваюць баркоды для дакументаў, каб адзначыць кожны файл справы унікальным ідэнтыфікатарам. Гэта дазваляе праглядаць тое, дзе захоўваюцца дакументы, і хутка атрымаць іх, калі неабходна.
Баркады скануюцца і запісваюцца пры перамяшчэнні або даступнасці да файла, што дазваляе адвокатам і працаўнікам падтрымкі імгненна знайсці дакумент.
Дадаткова, сканаванне баркода звязанае фізічны файл з лічбавай версіяй, захоўваемай ў сістэме кіравання дакументамі фірмы.
3. Фінансавыя сервісы
Банкі і фінансавыя інстытуцыі адказныя за кіраванне адчувальнымі і вялікімі запісамі, напрыклад, пазычнымі дамовамі, кантрактамі і фінансавымі гісторыямі кліентаў.
Выкарыстоўваючы баркоды дазваляе гэтым інстытуцыям адзначыць кожны дакумент унікальным нумарам спасылкі, забезпеўваючы дакладнае следаванне і атрыманне ў сумяшчэнні з рэгуляцыйным
Кожны раз, калі дакумент абнаўляецца або перадаецца паміж адміністрацыямі, баркод скануецца і запісваецца ў бяспечнай сістэме кіравання дакументамі. Гэта забезпечуе ясны рэвітыйны шлях і мінімуе рызыку страты дакумента або памылак.
4. Адукацыя
Адукацыйныя інстытуцыі часта кіраваюць запісамі студэнтаў, оценкамі, адміністрацыйнымі файламі і дакументамі экзаменаў. Падпісванне гэтых дакументаў дазваляе персаналам праглядаць студэнтныя файлы па некалькіх адміністрацыях або захоўваць месцы, палепшыўшы эфектыўнасць захоўвання запісаў.
Універсітет выкарыстоўвае коды QR для кіравання студэнтамі. @ info: whatsthis Персанальнікі могуць сканаваць код, каб імгненна атрымаць дакумент без пошуку праз фізічныя файлы.
5. Малютная і вытворчасць
У індустрыях, такіх як маладарная і вытворчасць, баркоды выкарыстоўваюцца не толькі для следу прадуктаў, але і для кіравання шматкутнасцю аперацыйных дакументаў, такіх як фактуры, карабельныя запісы і журналы.
Інтэграваючы баркоды ў працэс кіравання дакументамі, кампаніі могуць рацыоналізаваць працоўныя праходы і зменшыць памылкі ў дакументацыі.
Вялікі малюнковы продавальнік выкарыстоўвае код 128 баркодаў для выканання рахункаў. Кожная рахунак знаходзіцца ў баркодзе, і калі ён рухаецца праз апрацоўку і плацяжку, ён скануецца кожным крокам. Гэта дазваляе фінансавай каманде назіраць стан кожнай фактуры, зменшыць затрымкі і забяспечыць дакладнасць.
Як стварыць баркод для дакумента?
1. Вылучыце тып бакавага коду: вылучыце 1D бакавы код для простага следу або 2D бакавы код (як код QR) для больш падрабязнай інфармацыі.
2. Выкарыстоўваць генератар баркода: Перайсці на інтэрнэт- генератар баркода, увядзіце неабходныя дадзеныя дакумента і выберыце патрэбны фармат баркода.
3. Сцягнуць і ўжыць: Сцягнуць баркод і друкаваць яго для фізічных дакументаў або ўбудаваць яго ў лічбавыя файлы.
Каб закінчыць, выкарыстанне баркода для дакументаў - практычны і эфектыўны спосаб паляпшэння арганізацыі, дакладнасці і даступнасці для фізічных і лічбавых файлаў.
Калі вы хочаце ўсталяваць сістэму баркода для вашых дакументаў, пачынайце з генератара баркода.
